System WMS - charakterystyka, koszt

System Zarządzania Magazynem, powszechnie znany jako WMS (Warehouse Management System) to jedyno z najbardziej popularnych i innowacyjnych rozwiązań służący optymalizacji procesów magazynowych. W dalszej części tego artykułu zagłębimy się w mechanizmy działania WMS, omówimy korzyści płynące z jego implementacji oraz przedstawimy, jak skutecznie współpracuje on z innymi kluczowymi systemami magazynowymi, na przykład z systemami ERP.

Spis treści:

1. Wprowadzenie

2. Czym jest system WMS?

3. Elementy systemu magazynowego WMS

4. System ERP a WMS w kontekście magazynu

5. Funkcje systemu WMS

6. Istotność systemu WMS w magazynie

7. Wybór systemu zarządzania magazynem

8. Podsumowanie

W artykule znajdziesz informacje dotyczące:

• Systemu WMS - podamy charakterystykę oraz zalety wynikające z zastosowania tego systemu w magazynie

• Elementów systemu WMS oraz zróżnicowania poszczególnych składników tego systemu

• Korelacji związanej z systemem WMS oraz pozostałymi systemami, które obecne są w procesach logistycznych

Czym jest system WMS?

System WMS (Warehouse Management System) to wyspecjalizowany system informatyczny, który służy optymalizacji procesów magazynowych oraz odpowiada za prawidłowe zarządzanie wewnątrz magazynu. Jego głównym celem jest automatyzacja i usprawnienie operacji magazynowych. Takie działanie przekłada się na efektywniejsze wykorzystanie zasobów magazynu, skrócenie czasu realizacji zamówień i zmniejszenie błędów, które mogą pojawić się, kiedy za procesy magazynowe odpowiadają przestarzałe systemy lub po prostu w wyniku błędu ludzkiego.

W oparciu o rodzaj realizowanej operacji, system WMS klasyfikuje zamówienia i koordynuje procesy za pomocą interfejsu, który każdy pracownik magazynu może obsługiwać na przenośnym urządzeniu, takim jak skaner czy tablet. Wprowadzenie tego systemu zazwyczaj zajmuje od 3 do 12 miesięcy. Czas ten zależy od konstrukcji lokalnego serwera, budowy wewnętrznej sieci internetowej oraz instalacji terminali dla pracowników magazynu.

Źródło: medium.com

Elementy systemu magazynowego WMS

System WMS podobnie jak duża część zaawansowanych systemów informatycznych i logistycznych posiada nowoczesne oprogramowanie składające się z wielu komponentów. Jego budowa i składniki są zróżnicowane w zależności od producenta i specyfiki danej implementacji, ale istnieje kilka podstawowych elementów, które charakteryzują większość systemów WMS:

1. Interfejs Użytkownika: To przestrzeń, w której pracownicy magazynowi oraz menedżerowie dostają dostęp do funkcji systemu. Interfejs jest zwykle intuicyjny, dostosowany do różnych urządzeń (komputery stacjonarne, tablety, przenośne terminale).

2. Baza Danych: Serce każdego systemu WMS. Przechowuje informacje na temat produktów, lokalizacji w magazynie, transakcji, procesów magazynowych oraz historii operacji.

3. Moduły Funkcyjne: Specjalizowane segmenty systemu odpowiedzialne za konkretne funkcje, takie jak zarządzanie lokalizacją, kompletacja, inwentaryzacja, przepływ towarów czy zarządzanie zasobami ludzkimi.

4. Algorytmy Optymalizacyjne: Zaawansowane narzędzia matematyczne, które pomagają w automatycznym planowaniu i optymalizacji operacji magazynowych, takich jak doboru najkrótszej ścieżki pobierania produktów.

5. Integracja z Innymi Systemami: Mechanizmy umożliwiające współpracę systemu WMS z innymi systemami informatycznymi w firmie, takimi jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning), TMS (Transportation Management System) czy platformy e-commerce.

6. Funkcje Bezpieczeństwa: Zapewniają ochronę danych oraz dostępu do systemu, chroniąc przed nieautoryzowanym dostępem czy potencjalnymi atakami.

7. Mobilne Rozwiązania: Zintegrowane z systemem WMS aplikacje lub interfejsy na urządzenia przenośne, takie jak skanery kodów kreskowych, terminale RFID czy tablety. Pozwalają one pracownikom magazynowym na bezpośrednią interakcję z systemem w trakcie wykonywania codziennych zadań.

Konkretne systemy WMS dostępne w sprzedaży mogą mieć dodatkowe funkcje czy moduły, które są dostosowane do specyfiki branży lub indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Jednak powyższe punkty stanowią podstawowy szkielet większości systemów zarządzania magazynem, które są dostępne na rynku.

System ERP a WMS w kontekście magazynu

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oraz WMS (Warehouse Management System) odgrywają kluczową rolę w dzisiejszej logistyce magazynowej. Choć oba mają swoje unikalne cechy i funkcje, ich skuteczność w praktyce biznesowej wynika często z umiejętnej integracji i współpracy.

System ERP to zintegrowane narzędzie zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Obejmuje ono funkcje biznesowe takie jak finanse, zakupy, sprzedaż, produkcja czy zarządzanie zasobami ludzkimi. Dzięki ERP dostęp do wszechstronnych danych i analiz dotyczących działalności firmy pozwala na bardziej świadome podejmowanie decyzji biznesowych.

Z drugiej strony, WMS skupia się głównie na zarządzaniu operacjami magazynowymi. Obejmuje to takie działania jak przyjęcie towaru, składowanie, kompletacja czy wysyłka. System WMS pozwala na precyzyjne śledzenie produktów, automatyzację procesów magazynowych i optymalizację wykorzystania przestrzeni magazynowej.

Kiedy oba te systemy współpracują ze sobą, przedsiębiorstwo zyskuje na efektywności. Zamówienia od klientów, zarejestrowane w systemie ERP, mogą być automatycznie przekazywane do magazynu bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Ta integracja gwarantuje również jednolitość informacji na temat stanu zapasów w całym przedsiębiorstwie, co umożliwia lepsze zarządzanie

Funkcje systemu WMS

System WMS jest stworzony w celu usprawnienia i automatyzacji działań w obrębie magazynu. Dlatego jego funkcje są skoncentrowane wokół kluczowych operacji magazynowych oraz zarządzania zasobami. Poniżej przedstawiamy główne funkcje, które oferują systemy WMS:

1. Zarządzanie Lokalizacją Produktów: Umożliwia precyzyjne śledzenie lokalizacji produktów w magazynie, pomagając w efektywnym przypisaniu miejsc składowania i szybkim odnajdywaniu produktów.

2. Zarządzanie Zapasami: Monitoruje stan zapasów w czasie rzeczywistym, umożliwiając efektywne zarządzanie stanami minimalnymi, maksymalnymi oraz optymalizację zamówień.

3. Kompletacja Zamówień: Automatyzuje proces zbierania produktów z magazynu na podstawie złożonych zamówień, często z wykorzystaniem optymalnych ścieżek pobierania.

4. Przyjęcie i Wydanie Towaru: Usprawnia procesy przyjmowania towarów do magazynu oraz ich wysyłki, z uwzględnieniem kontroli jakości, ważenia czy etykietowania.

5. Inwentaryzacja: Ułatwia regularne sprawdzanie stanu fizycznego zapasów w porównaniu z danymi systemowymi, co pomaga w identyfikacji rozbieżności.

6. Raportowanie i Analiza: Generuje różnorodne raporty dotyczące wydajności magazynu, rotacji zapasów, historii transakcji i innych kluczowych wskaźników.

7. Integracja z Innymi Systemami: Wielu systemów WMS umożliwia integrację z systemami ERP, TMS, CRM i innymi narzędziami biznesowymi.

8. Planowanie i Optymalizacja Przestrzeni Magazynowej: WMS może pomagać w maksymalnym wykorzystaniu dostępnej przestrzeni, sugerując optymalne rozmieszczenie produktów.

9. Zarządzanie Zasobami Ludzkimi: Niektóre systemy WMS oferują moduły do zarządzania zasobami ludzkimi, umożliwiając planowanie zmian, śledzenie wydajności pracowników czy szkolenia.

10. Bezpieczeństwo i Kontrola Dostępu: Zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa, umożliwiając jednocześnie różne poziomy dostępu w zależności od roli użytkownika.

11. Automatyzacja za pomocą Technologii: Wprowadzenie technologii takich jak kody kreskowe, RFID, robotyka magazynowa, aby zautomatyzować i usprawnić operacje.

W zależności od potrzeb danego magazynu czy specyfiki branży, systemy WMS mogą posiadać dodatkowe, specjalistyczne funkcje.

Istotność systemu WMS w magazynie

Wdrożenie systemu WMS w magazynie odgrywa kluczową rolę w nowoczesnym zarządzaniu logistycznym. Umożliwia efektywne śledzenie produktów, automatyzuje procesy magazynowe i redukuje ryzyko błędów. Dzięki systemom WMS przestrzeń magazynowa jest optymalnie wykorzystywana, co przekłada się na oszczędności kosztów. Wspierając szybką i precyzyjną realizację zamówień, system ten znacząco podnosi jakość obsługi klienta i konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Wybór systemu zarządzania magazynem

Wybór odpowiedniego systemu zarządzania magazynem (WMS) to kluczowe zadanie dla każdego przedsiębiorstwa pragnącego poprawić efektywność swoich operacji magazynowych. Oto kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę przy podejmowaniu tej decyzji:

1. Rozmiar i skala działalności: Dla dużych przedsiębiorstw z wieloma lokalizacjami magazynowymi może być konieczne zastosowanie bardziej zaawansowanego systemu WMS niż dla małych firm o ograniczonym zasięgu działania.

2. Budżet: Ceny systemów WMS mogą znacznie się różnić. Warto określić dostępny budżet i szukać rozwiązania, które oferuje najwięcej wartości w obrębie tego budżetu.

3. Funkcjonalność: Ważne jest, aby system oferował funkcje odpowiednie dla specyfiki działalności firmy. Należy zastanowić się, czy firma potrzebuje funkcji takich jak zarządzanie złożonymi procesami kompletacji, cross-docking czy zarządzanie zwrotami.

4. Integracja z innymi systemami: Jeśli firma korzysta z innych systemów (np. ERP), warto wybrać WMS, który łatwo integruje się z nimi, aby zapewnić płynny przepływ danych.

5. Skalowalność: Idealny system WMS powinien rosnąć wraz z firmą. Jeśli planujesz ekspansję, wybierz system, który będzie mógł sprostać przyszłym potrzebom.

6. Wsparcie i szkolenia: Dobry dostawca WMS będzie oferował wsparcie i szkolenia dla użytkowników, co jest niezbędne dla skutecznej implementacji i wykorzystania systemu.

7. Technologia i innowacje: Nowoczesne WMS często korzystają z technologii chmurowych, sztucznej inteligencji czy IoT. Wybierając system, warto zastanowić się, czy te nowe technologie będą miały wartość dla Twojego przedsiębiorstwa.

Dokładna analiza potrzeb przedsiębiorstwa, konsultacje z ekspertami oraz ocena dostępnych na rynku rozwiązań są kluczowe dla podjęcia odpowiedniej decyzji dotyczącej wyboru systemu WMS.

Zalety systemów WMS

Wiele firm w obecnych czasach wciąż korzysta z rozwiązań staromodnych lub sprawdzonych, ale nie funkcjonalnych. Takie podejście nie sprzyja pełnej automatyzacji procesów magazynowych oraz optymalizacji wewnętrznej logistyki. W konsekwencji może to prowadzić do spowolnienia działań magazynowych oraz zwiększenia ryzyka pojawienia się błędów ludzkich wynikających uprzednio z błędu systemu. Gdy przedsiębiorstwo, które dotąd opierało się na manualnych narzędziach, postanawia zaimplementować system WMS, szybko dostrzega znaczącą poprawę efektywności i produktywności operacji wykonywanych na terenie magazynu. Bez wątpienia, wdrożenie systemu WMS do zarządzania przepływem towarów oraz koordynacji logistycznej przekłada się na liczne korzyści dla firmy, w tym znaczące oszczędności finansowe. Nie są to jednak jedyne zalety wynikające z implementacji systemu WMS. Poniżej przedstawiamy szereg innych zalet, które generuje system WMS:

• Poprawa produktywności oraz optymalizacja procesów w magazynie.

• Spadek liczby występujących reklamacji.

• Efektywniejsze wprowadzenie nowych członków zespołu i zredukowane koszty ich przeszkolenia.

• Znaczące skrócenie czasu inwentaryzacji, nawet do poziomu 60%.

• Uzyskane oszczędności dzięki ograniczeniu liczby dokumentów w formie papierowej.

• Zautomatyzowanie i zwiększenie szybkości generowania dokumentów transportowych oraz etykiet.

• Centralizacja danych w jednej bazie, eliminująca potrzebę integrowania różnych zewnętrznych aplikacji.

Ile kosztuje wdrożenie Warehouse Management System - WMS?

Koszt samego systemu WMS oraz jego wdrożenia uzależniony jest od bardzo wielu czynników. Zakup takiego systemu możemy przyrównać do zakupu naczepy - mamy pewne oczekiwania co do ładunku, więc wybieramy naczepę, która będzie odpowiednio dopasowana do naszych oczekiwań. Zaznaczyć należy także fakt, że podobnie jak przy doborze niewłaściwej naczepy, dobór złego lub zbyt ograniczonego oprogramowania może jedynie wygenerować zbędne koszty. Z reguły koszt wdrożenia systemu WMS można podzielić na 6 głównych kryteriów, którymi należy się kierować podczas wyboru odpowiedniego systemu. Poniżej prezentujemy tabelę, w której prezentujemy takie zestawienie:

Źródło: Opracowanie własne

Jak przebiega wdrożenie systemu WMS?

Wdrożenie systemu WMS to skomplikowany i wieloaspektowy proces, angażujący zarówno dostawcę oprogramowania, klienta, jak również potencjalnie innych kluczowych użytkowników korzystających z tego systemu, takich jak dostawcy technologii magazynowej oraz sami magazynierzy. Mimo złożoności można wyróżnić kluczowe fazy wdrożenia, począwszy od początkowych etapów handlowych, przez kształtowanie wstępnego konceptu, aż po wsparcie i serwis po wdrożeniu do firmy:

1) Etap handlowy - za organizację etapu początkowego (nazywanego handlowym) odpowiadają głównie specjaliści ds. sprzedaży. To właśnie od specjalistów w dużym stopniu zależy, czy potencjalny klient zdecyduje się na współpracę oraz implementację systemu WMS w swoim magazynie.

2) Etap koncepcyjny - podpisanie umowy zamyka etap handlowy i jednocześnie otwiera etap koncepcyjny, którego założenie polega na uzupełnieniu i weryfikacji wszystkich decyzji podjętych podczas początkowej fazy. Na tej podstawie tworzy się dokładną specyfikację systemu, definiującą poszczególne funkcje oprogramowania oraz interakcje z innymi systemami, które będą korelować razem z WMS w zakresie wymiany informacji.

3) Etap przygotowawczy do implementacji systemu w magazynie - na tym etapie odbywa się dokładna konfiguracja dostępnych rozwiązań oraz rozszerzeń systemu, by dostosować go do wymogów określonych we wcześniej przygotowanej koncepcji. Czas niezbędny do realizacji tego etapu może się znacząco różnić w zależności od skomplikowania projektu: proste implementacje systemu WMS mogą trwać od 2 do 3 tygodni, podczas gdy bardziej złożone mogą pochłonąć nawet kilkanaście tygodni pracy.

4) Wdrożenie systemu WMS - odpowiednio przygotowany i zaprojektowany system zostaje uruchomiony oraz sprawdzony, czy połączenia z innymi systemami magazynowymi działają prawidłowo. Następuje dogłębna obserwacja jak zachowuje się system WMS przez pierwsze dni od wdrożenia oraz nanosi ewentualne korekty i zmiany, które mają na celu zniwelowanie ewentualnych błędów.

5) Asysta powdrożeniowa - wsparcie po wdrożeniu jest jednym z najważniejszych elementów całego procesu implementacji, gdyż zapewnia klientowi pomoc, często dostępną całą dobę, przez cały tydzień. W przypadku jakichkolwiek trudności czy awarii niezbędna jest natychmiastowa interwencja, ponieważ potencjalne zakłócenia mogą negatywnie wpływać na efektywność pracy magazynu lub hamować jego maksymalną wydajność.

Podsumowanie

System zarządzania magazynem (WMS) stanowi kluczowe narzędzie w nowoczesnym zarządzaniu logistycznym, umożliwiając efektywną koordynację i optymalizację operacji magazynowych. Dzięki WMS przedsiębiorstwa są w stanie precyzyjnie monitorować przepływ towarów, automatyzować kluczowe procesy, optymalizować wykorzystanie przestrzeni oraz integrować operacje magazynowe z innymi systemami, takimi jak ERP. Zaawansowane narzędzia analityczne w ramach WMS umożliwiają monitorowanie wydajności, prognozowanie potrzeb oraz szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe. W rezultacie WMS zwiększa efektywność, redukuje koszty i podnosi jakość obsługi klienta w dziedzinie logistyki magazynowej. Jeśli posiadasz pytania związane z obśługą systemów wms, skontaktuj się z nami!